Istota formalnego sposobu oceny pracowników może być kojarzona z dwoma kategoriami. Pierwszą jest dążenie do sukcesu organizacji i jej pracowników oraz łączenia interesów tych podmiotów. Druga to wykorzystanie metod i procedur profesjonalnego, przyjaznego i asertywnego oceniania poziomu natężenia cech osobowych pracowników oraz ich zachowań i efektów pracy. Przyjazny i asertywny sposób dokonywania ocen pracowniczych charakteryzuje się opiniowaniem kompetentnym, zorientowanym na rozwój i motywację do kariery oraz dowartościowującym pracowników spełniających wymagania pracy na zajmowanych stanowiskach. Wskazuje drogę wiodącą do poprawy zachowań i wyników pracy poprzez ustalenie zakresu i kierunków ich doskonalenia oraz rozwoju zawodowego lub do zwolnienia z pracy. Takie podejście do formalnego sposobu okresowej oceny pracowników umożliwia sformułowanie diagnozy dotyczącej stanu potencjału ludzkiego, tj. poznanie mocnych i słabych stron pracowników, aby efektywniej planować doskonalenie kwalifikacji, określać ścieżki karier i księgi sukcesorów.
Metoda oceny wskazuje sposób skutecznego oceniania pracowników, zgodny z ustalonym celem i przyjętymi kryteriami. Spośród wielu metod oceny zalecanych w literaturze i stosowanych w praktyce zwraca uwagę metoda analityczna, wykorzystująca odpowiednio dobrane techniki oceny, tj. technikę list kontrolnych i skali ocen, mających zastosowanie w projektowanych arkuszach oceny pracownika. Jest ona dość często stosowana w polskich organizacjach. Arkusze oceny pracownika zawierają zestawy odpowiednich kryteriów oceny, które służą osiąganiu jasno określonych celów. Jednakże nie ma takiego zestawu kryteriów, który mógłby dobrze służyć wielu odmiennym celom. Inny będzie bowiem zestaw kryteriów w przypadku, gdy ocena ma służyć np. premiowaniu, awansowaniu lub przesunięciu na inne stanowisko pracy, a inny, gdy ma ona służyć planowanej redukcji zatrudnienia. Ponadto kryteria oceny pracowników powinny uwzględniać specyficzne (charakterystyczne) i ważne czynniki wymagań pracy dla określonych grup stanowisk.
