Temat prezentacji warto przedstawić w podpunktach. Taka forma tekstu pomoże słuchaczom lepiej zrozumieć tok rozumowania prezentera. Omawiane zagadnienie możemy zilustrować za pomocą klipartu (jeśli jego użycie ma jakieś uzasadnienie). W prezentacji komputerowej można zastosować animację synchronizującą pojawianie się podpunktów z tym, co mówi prezenter. Zabieg ten pozwoli słuchaczom skupić się na omawianym w danym momencie punkcie.
Przedstawiając liczby, musimy wybrać tylko najważniejsze dane. Kopiowanie do prezentacji całego arkusza kalkulacyjnego nie jest dobrym rozwiązaniem. Jeśli chcemy przedstawić źródło, z którego czerpiemy dane, możemy przez chwilę pokazać widzom oryginalny arkusz kalkulacyjny, ale zaznaczmy w nim najważniejsze liczby.
Diagramy i wykresy wykorzystywane w prezentacji nie powinny być przeładowane informacjami. Jeśli będą zbyt skomplikowane, mogą odciągnąć uwagę słuchaczy od słów prezentera. W dalszej części rozdziału zostaną przedstawione najważniejsze ich odmiany.
Schemat organizacyjny. Jest to odmiana diagramu wykorzystywana w prezentacjach do przedstawienia hierarchii, na przykład struktury firmy. Diagram sieciowy (PERT chart). Za pomocą diagramu sieciowego możemy przedstawić kolejne fazy działania podczas pracy nad projektem. Diagram przepływowy (flowchart). Za pomocą tego diagramu przedstawiamy kolejne etapy pewnego procesu i momenty podejmowania decyzji. Siatka (growth chart). Dzięki temu schematowi możemy pokazać, jak długo będzie trwało wykonanie kolejnych etapów projektu.
