Wyeliminowanie żargonu, modnych haseł i powiedzonek sprawi, że prezentacja stanie się przejrzystsza, bardziej jednoznaczna i zrozumiała. Nawiązania. Kiedy chcemy uzupełnić lub rozbudować myśl wyrażoną w poprzednim zdaniu, musimy być pewni, że słuchacze nadążają za tokiem rozumowania. W przeciwnym wypadku mogą wyciągnąć błędne wnioski. Weźmy na przykład następujące zdania: „Na obiad był kotlet. Nikt jednak nie miał na niego ochoty”. Nie wiadomo, czy nikt nie chciał jeść obiadu, czy kotleta. Jeśli wydaje nam się, że nawiązanie nie jest do końca zrozumiałe, możemy:
– rozbić zdanie na dwa lub więcej krótszych zdań
– zmienić szyk wyrazów w zdaniu
– wstawić dodatkowe zdanie, z którego jasno wynika, do czego nawiązujemy.
Struktura zdania. Wyrażenia lub stwierdzenia tworzące w zdaniu jednorodny ciąg powinny mieć podobną strukturę. Na przykład zamiast powiedzieć: „Sprzedawaliśmy produkty obywatelom Francji, Niemcom, Hiszpanom, Włochom i Szwajcarom”, powinniśmy sformułować to zdanie w następujący sposób: „Sprzedawaliśmy nasze produkty obywatelom Francji, Niemiec, Hiszpanii, Włoch i Szwajcarii” lub: „Sprzedawaliśmy nasze produkty Francuzom, Niemcom, Hiszpanom, Włochom i Szwajcarom”. Zauważmy, że w obydwu przykładach konstrukcja wypowiedzi jest spójna.
Dotyczy to również form czasowników. Wszystkie czasowniki występujące w jednym zdaniu powinny mieć taką samą formę, na przykład: „Zebrałem informacje, następnie spisałem je i wydrukowałem”.
Kolejnym często spotykanym błędem prelegentów jest przedstawianie w prezentacji nieścisłych i niesprawdzonych faktów. Słuchacze mogą wykryć nieścisłości, a wtedy prezenter znajdzie się w bardzo niezręcznej sytuacji – zostaje naruszona jego wiarygodność. Ponadto taka sytuacja podważa wiarygodność pozostałych cytowanych w prezentacji faktów i danych. Co możemy zrobić, aby uniknąć takiej wpadki? Oto kilka wskazówek:
– 1. Dokładnie sprawdzajmy wszystkie fakty, cyfry, opisy i inne szczegóły. W wypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących danych, musimy je sprawdzić. Błędem jest bazowanie w takich sytuacjach tylko na własnej pamięci.
– 2. Upewnijmy się, czy nazwiska, stanowiska lub skróty wspomniane w prezentacji są napisane poprawnie. Nie chcielibyśmy przecież, by na slajdzie pojawiło się błędnie napisane nazwisko klienta. Sprawdźmy również pisownię skrótów, których używamy w prezentacji. Czy pisze się je literami drukowanymi? Czy nie zawierają jakichś znaków, na przykład znaku „&”?
– 3. Sprawdźmy, czy cytaty zostały przytoczone dosłownie i czy nie przekręcamy czyichś słów. Możemy też wspomnieć, jakie jest źródło cytatu lub mieć je pod ręką na wypadek pytań.
