Postarajmy się ustalić nazwiska i stanowiska słuchaczy. Im lepiej poznamy ich samych oraz to, czym się zajmują, w tym większym stopniu będziemy mogli dostosować temat prezentacji do poziomu ich wiedzy i doświadczenia.
Ustalmy, którzy słuchacze są dla nas najważniejsi. Chodzi o osoby, które będą podejmowały decyzje w kwestiach poruszanych w prezentacji. Osoby te mogą również mieć wpływ na decyzje powzięte przez innych. Powinniśmy poznać ich sposób podejmowania decyzji i preferencje co do formy otrzymywania informacji.
Na jakie informacje zwracają uwagę słuchacze podczas podejmowania decyzji? Niektóre osoby skupiają się na przedstawianych pomysłach, inne na konkretnych faktach.
Kolejny ważny czynnik to podejście słuchaczy do wyników pracy. Niektóre osoby są zorientowane na wyniki, skupiają się zatem na merytorycznej zawartości wystąpienia. Inne z kolei są bardziej zorientowane na relacje międzyludzkie i będą się zastanawiać przede wszystkim nad tym, jak pozostałe osoby zareagują na prezentowane informacje. Pewna kierowniczka projektu zawsze zadawała mi to samo pytanie po zakończeniu prezentacji: „Kto będzie na mnie wściekły, jeśli to zrobię?” („to” oznacza w tym wypadku pójście za radą prezentera). Była to osoba zorientowana na wyniki i na relacje międzyludzkie. Kiedy przygotowywałem dla niej prezentację, zawsze uwzględniałem jej obawy.
Niekiedy słuchacze nie chcą się dzielić swoimi obawami i wówczas musimy się domyślać, co ich gnębi. Jeśli zachodzi podejrzenie, że ktoś z publiczności ma wątpliwości, o których nie chce mówić, to aby zrozumieć, o co chodzi, powinniśmy porozmawiać z osobami, które dobrze znają naszych gości. Ukryte obawy i problemy mogą być bardzo niebezpieczne!
